KONTROL SISTEM INFORMASI DALAM MANAJEMEN PENDIDIKAN

KONTROL SISTEM INFORMASI DALAM MANAJEMEN PENDIDIKAN

 

 

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Sistem informasi manajemen sekarang tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja tetapi sudah digunakan dalam berbagai bidang dari mulai kedokteran, industri dan pendidikan. Ini menandakan bahwa informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.

Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam bidang pendidikan terutama di sekolah, sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang gunakan sebagai kunci strategi pengelolaan bidang pendidikan.

Pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan idealnya adalah bagaimana para pengambil keputusan bidang pendidikan misalnya berapa jumlah sumber daya manusia pendidikan yang dibutuhkan, jenis sekolah, tingkatan sekolah, pelaksanaan kurikulum perkembangan lembaga pendidikan yang dapat memperbaiki proses manajemen pendidikan masa lalu, masa kini dan masa yang akan datang. Dalam dunia pendidikan penggunaan dan pengelolaan sistem informasi manajemen pendidikan tidak dapat dipisahkan dari aktivitas pendidikan itu sendiri.

1

Kedua bidang ini saling membutuhkan satu sama lain. Dalam menggam­barkan hubungan kedua aspek tersebut manajemen menilai pendidikan sebagai penggerak pada sistem informasi manajemen pendidikan sekaligus sistem infor­masi manajemen pendidikan sebagai penentu proses manajemen pendidikan.

2

Meningkatnya ilmu pengetahuan dan teknologi terutama pada bidang Kom­­­­­­pu­­­­terisasi telah menunjukkan bahwa perkembangan tersebut dapat memban­tu memecahkan masalah pada proses implementasi sistem informasi manajemen pendidikan. Menurut Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional menyatakan bahwa:

“Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembe­lajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual, keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta ketrampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.”

Implementasi sistem informasi mana­jemen pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen seperti planning, organizing, actuating, controlling dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan. Dalam rangka untuk menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.

Mencermati berbagai fenomena dari perkembangan sistem informasi manajemen pendidikan dan pemanfaatannya di dalam dunia pendidikan saat ini maka bagaimana seharusnya pihak-pihak terkait mengantisipasi perkembangan sistem informasi manajemen pendidikan serta pemanfaatannya tanpa kehilangan kontrol dan landasan organisasi pendidikan yang antara lain menyangkut efektivitas dan efisiensinya.

B.     Rumusan Masalah

1.      Kontrol sistem informasi

2.      Komponen kontrol

3.      Desain kontrol

4.      Kontrol dalam sistem

5.      Operasional kontrol

6.      Kontrol atas pemroresan

7.      Kontrol atas file dan database

8.      Kontrol atas output

9.      Kontrol administrasi

10.  Kondisi atas pengembangan sistem informasi

11.  Kontrol keamanan

C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui tentang kontrol sistem informasi

2.      Untuk mengetahui tentang komponen kontrol

3.      Untuk mengetahui tentang desain kontrol

4.      Untuk mengetahui tentang kontrol dalam sistem

5.      Untuk mengetahui tentang operasional kontrol

6.      Untuk mengetahui tentang kontrol atas pemroresan

7.      Untuk mengetahui tentang kontrol atas file dan database

8.      Untuk mengetahui tentang kontrol atas output

9.      Untuk mengetahui tentang kontrol administrasi

10.  Untuk mengetahui tentang kondisi atas pengembangan sistem informasi

11.  Untuk mengetahui tentang kontrol keamanan

  

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Kontrol sistem informasi

Merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Pengendalian ini yang dimaksud adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi, khusunya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi dan koordinasi.

B.     Komponen Kontrol

1.      Pengendalian input

2.      Pengendalian proses

3.      Pengendalian output

4.      Pengendalian penyimpanan

C.    Desain kontrol

Tujuannya adalah memastikan bahwa desainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengkoreksinya.

1.      Permulaan transaksi

2.      Entri transaksi

3.      Komunikasi data

4.      Pemrosesan komputer

D.    Kontrol dalam sistem

4

Yang dimaksud yaitu untuk mencapai efisiensi dan keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area, yaitu :

1.     

5

Struktur organisasional

2.      Kontrol perpustakaan

3.      Pemeliharaan peralatan

4.      Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas

5.      Perencanaan disaster

E.     Operational Kontrol

Kontrol ini berkaitan dengan pemrosesan data dalam suatu sistem dan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Kontrol atas input

2.      Kontrol atas pemrosesan

3.      Kontrol atas file dan database

4.      Kontrol atas output

Operasional kontrol ini dikembangkan pada waktu proses perancangan sistem informasi dan oleh karena itu merupakan tanggungjawab sistem analist. Kontrol ini menjamin keakuratan, kelengkapan serta otorisasi atas data-data yang diproses.

F.     Kontrol Atas Pemrosesan

Pengendalian proses dilakukan oleh sistem dengan komputer yang membuktikan apakah data yang sudah dimasukkan sudah benar atau belum dan sudah sesuaikah dengan prosedur penghitungan yang terdapat didalam komputer, juga untuk mengecek apakah prosedur dan hardware yang tersedia sudah mampu memproses semua data yang diinputkan. Pengendalian proses yang berkaitan dengan hardware komputer meliputi:

1.      Koneksi peralatan pendukung, seperti alat pengecek barcode dan pembaca kartu.

2.      Memastikan bahwa processor yang digunakan bebas dari kesalahan

3.      Ketersediaan prosedur untuk mencegah kecerobohan petugas sebelum melakukan tindakan di dalam sistem komputer.

6

Kontrol ini melibatkan beberapa prosedur yang merupakan bagian integral daripada program aplikasi. Tujuannya adalah untuk menjamin bahwa hanya data valid saja yang di proses. Kontrol atas pemrosesan ini secara umum berkenaan dengan men-screening input dan oleh karena itu, berkaitan erat dengan kontrol atas input. Maksudnya, beberapa prosedur kontrol atas input seperti batch total sangat tergantung pada program aplikasi. Namun, dalam hal ini pengertian kontrol atas pemrosesan ditujukan pada suatu prosedur kontrol yang tidak terkait pada kontrol atas input seperti dikatakan di atas. Dengan kata lain, menunjuk pada suatu prosedur kontrol yang dapat berfungsi secara independen. Kontrol ini merupakan suatu program yang dirancang untuk mengadakan edit dan validasi atas data masukkan.

Semua data yang dimasukkan ke dalam komputer harus di edit terlebih dahulu, sehingga dilakukan logical chek atas kemungkinan-kemungkinan kekeliruan. Sumber ide yang paling utama atas editing data ini dari pegawai atau supervisor yang bertanggung jawab atas penyiapan serta pemrosesan data secara manual. Beberapa bentuk yang typical dari edit chek yang diterapkan atas data, antara lain :

1.      Limit chek

Telah ditetapkan batas atau limit yang semua nilai harus ada dalam batch tersebut. Misalnya ditetapkan bahwa jumlah yang dipesan harus berkisar antara 1-300. Dalam suatu realtime system, batas ini mungkin lebih ketat.

2.      Combination chek

Maksudnya, dilakukan atas beberapa field secara simultan. Contohnya : chek atas harga dan kualitas dapat dilakukan melalui hasil kali harga dan kuantitas tersebut.

3.      Restrichted value chek

Maksudnya, dimana chek dilakukan atas field tertentu yang hanya mempunyai nilai yang tertentu saja. Misalnya, field yang menunjukkan jenis kelamin hanya akan mempunyai nilai L atau P, mungkin juga hanya 1 atau 2 saja.

4.     

7

Format Chek

Maksudnya, bahwa semua dokumen masukkan mempunyai format yang telah ditentukan. Misalnya, data numerik harus pada field numerik, data alphabet harus pada field alphabet, dan semua harus sesuai dengan size yang telah ditentukan atau pada lokasi yang telah ditentukan atau benar.

5.      Relationship Chek

Maksudnya, kode-kode tertentu pada suatu field mempunyai hubungan dengan kode-kode tertentu pada field yang lain. Misalnya, kode L pada field “Jenis Kelamin” berkaitan dengan kode Tuan atau Mister pada field “gelar”.

6.      Chek Digit

Istilah digit disini, dipergunakan untuk suatu digit dari suatu kode yang di dapatkan secara matematis dari digit yang lain menurut formula atau rumus tertentu.

G.    Kontrol Administrasi

Kontrol ini berkitan dengan fungsi-fungsi administrasi serta manajemen umum yang berkaitan dengan memanage lingkungan organisasi yang berkomputer. Kontrol ini meliputi:

1.      Pembuatan rencana

Beberapa isu yang perlu mendapatkan perhatian dalam perencanaan strategis antara lain : (1) pengembangan network komunikasi data, (2) area pengembangan pekerjaan yang luas, (3) sistem dan database yang terpencar, (4) pertumbuhan personel, (5) pengembangan standart untuk sistem.

2.      Pengendalian atas staf

Kegiatan kontrol atas personel antara lain: (1) memberi tanda pada semua transaksi dengan timestamp, nomor komputer, serta nomor pegawai, (2) kontrol atas distribusi output, (3) penegasan tugas serta tanggungjawab peronel dan pembatasan akses, (4) pemberian vakasi kepada personel, serta kalau mungkin jabatan, (5) mempergunakan prosedur serta aktivitas standard.

3.     

8

Pembagian tanggungjawab

Merupakan prosedur kontrol yang normal untuk dapat melakukan cross-chek atas keakuratan sistem adalah dengan memisahkan antara perencanaan, perancangan pola sistem dan aktivitas pengoperasian departemen EDP. Fungsi dalam suatu sistem penggajian sebagai berikut:

a)      Supervisor, menandatangani timesheet

b)      Paymaster, menghitung batch total dari timesheet

c)      Komputer operator, mempersiapkan schedule keying data serta me-runsistem

d)     Paymaster, mengecek paysheet control dengan timesheet control

4.      Standby Facilities

Kontrol ini berkaitan dengan backup untuk hardware. Salah satu hal yang mendapat perhatian adalah dapat tersedianya fasilitas yang diperlukan untuk run-run yang bersifat urgent sekalipun dalam keadaan break down atau ada bagian komputer yang rusak. Cara mengatasi hal ini adalah dengan mengadakam hubungan timbal balik dengan organisasi lain yang mempunyai konfigurasi komputer yang sama.

H.    Kontrol Output

Fokus utamanya adalah terhadap penyebaran output serta hubungan dengan input dan output. Maka dari itu sistem harus dilengkapi dengan mekanisme atau prosedur yang menjamin bahwa output sistem benar-benar diterima oleh orang yang berwenang dan sudah memeprolah rekonsiliasi dengan kontrol-kontrol atas input dan file. Prosedur ini sering dilakukan oleh peryugas yang mereview kontrol total dan menetapakan validitasnya.

9

Untuk mengantisipasi kegagalan sistem komputer, organisasi juga menerapkan sistem komputer berbasis fault-tolerant. Sistem ini dapat berjalan meskipun terdapat gangguan pada komponennya. Jika dalam sistem ini mengalami kegagalan maka komponen cadangan segera mengambil alih peran komputer yang rusak dan sistem dapat melanjutkan operasinya tanpa interupsi.

Sistem ini dapat diterapkan pada lima level, yaitu pada komunikasi jaringan, prosesor, penyimpanan eksternal, catu daya dan transaksi. Toleransi kegagalan ini dapat menduplikasi jalur komunikasi dan proses komunikasi. toleransi kegagalan pada penyimpanan eksternal antara lain dilakukan melalui disk memoring, yang menggunakan teknik dengan menulis seluruh data ke dua disk secara paralel.

I.       Kontrol Atas File dan Database

Kontrol ini berkenaan dengan pengamanan data serta informasi milik organisasi yang disimpan dalam komputer. Karena data-data serta informasi ini merupakan dasar dari sistem informasi suatu organisasi, maka ia harus diamankans sebaik mungkin.

Kontrol atas file dan database yang dikomputerisasi dapat dilakukan lewat standart utilities seperti sebuah copyfile atau kode-kode tertentu dalam sistem yang di rancang khusus untuk mengamankan file dan database. Prosedur –prosedur kontrol yang typical dalam hal ini, antara lain :

1.      Melalui back up copy daripada file

Prosedur back up copy dalam suatu sistem file yang di organisasi secara sequential, dapat dilakukan secara sederhana dengan mempergunakan hubungan kakek-ayah-anak. Maksudnya : dengan menggunakan prosedur ini, maka selalu terdapat 3 versi file pada saat yang bersamaan. File I (ayah) dalam proses peremajaan pertama melahirkan file II (anak), selanjutnya pada proses peremajaan kedua dari file II akan melahirkan file III yang merupakan cucu dari file II.

2.     

10

Integrity controls

Merupakan kontrol untuk memelihara keakuratan serta integritas data yang tersimpan serta untuk memungkinkan rekonsiliasi antara data yang tersimpan dengan data masukkan. Keakuratan dan integritas data yang tersimpan dapat terganggu baik oleh kesalahan manusia atau komputer maupun oleh usaha-usaha manipulasi secara sengaja.

J.      Kondisi atas perkembangan sistem informasi

Lingkungan dimana sistem informasi akan dikembangkan juga mempunyai dampak yang sangat besar atas kualitas sistem yang dihasilkan. Sehingga kontrol yang adequate atas proses pengembangan sistem dari semua participant organisasi sangat diperlukan. Hal-hal yang menjadi pokok perhatian yaitu :

1.      Dokumentasi

Fokus utama kontrol dalam hal ini adalah pada bagaimana menjamin keamanan dokumentasi yang berkenaan dengan perancangan pola sistem, pemrograman serta kegiatan maintenance. Hal ini memerlukan standard dokumentasi serta menjamin bahwa akses data dokumentasi tersebut cukup terkontrol.

2.      Manajemen Project

Manajemen projek sistem informasi juga mempunyai peranan penting dan dapat mempengaruhi kualitas sistem yang dihasilkan serta efisiensi pengembangan. Maka dari itu harus memerlukan audit yang independen yang mencakup juga masalah efisiensi pengembangan sistem informasi. Oleh karena itu Auditor sangat berperan penting dalam menjamin ke-adequatan study kelayakan guna menjamin sistem yang dikembangakn sesuai dengan kebutuhan pemakai.

3.      Testing

Prosedur ini baik bagi sistem informasi yang baru maupun bagi sistem informasi yang lama dimodifikasi untuk mencegah kegagalan-kegagalan sistem dalam lingkungan operasinya. Harus diperlukan prosedur standard untuk testing guna menjamin agar bagian sistem yang tidak dapat berfungsi secara wajar dapat segera diketahui. Gambaran umumnya yaitu sebagai berikut :

a.      

11

Modul testing, sekmen dari program komputer yang dapat ditest secara independent

b.      Program testing, dilakukan setelah decoding kedalam bahasa komputer untuk mengetahui apakah ia dpaat berfungsi seperta yang dispesifikasikan

c.       Sub sistem testing, dianggap sebagai terdiri dari beberapa sub sistem dan masing-masing dapat ditest secara independent

d.      Sistem testing, apabila semua bagian sistem dianggap siap maka akhirnya sistem secara keseluruhan dapat ditest

K.    Kontrol Keamanan

Pengamanan aset secara phisik bukan saja berarti berkenaan dengan hadware dari sistem, melainkan juga menyangkut software yang memungkinkan sistem dapat melakukan computing. Berikut ini adalah beberpa contoh kontrol keamanan:

1.      Harus ada otorisasi untuk dapat akses ke application program serta file

2.      Harus ada pembatasan akses ke ruangan komputer

3.      Kontrol atas pemakaian generasi sistem software dari kemungkinan penyalahgunaan, kehilangan data atau korupsi data.

4.      Fasilitas pengamanan atau bahaya kebakaran.

Tujuan secara umum, sebagai berikut:

1.      Bahwa semua file serta program sudah cukup aman dari kemungkinan akses yang illegal, serta dari kemungkinan alteration apabila sistem bersifat online.

2.      Fasilitas yang dimiliki hanya dimanfaatkan untuk tujuan yang sah.

3.      Menjamin agar organisasi tidak mengalami kegagalan sebagai akibat perusakan sitem baik yang menyangkut hardware maupun software.

Dalam kemanan sistem diperlukan suatu prosedur kontrol untuk menjamin bahwa setiap akses sistem digunakan untuk tujuan yang sah. Biasanya hal ini dilakukan lewat penggunaan password untuk membatasi akses atas sistem atau bagian dari sistem. Untuk pengamanan file dan data maka, mungkin pula diperlukan mekanisme kontrol tersendiri dalam sistem manajemen dari file.

12

 

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Sistem informasi manajemen mempunya tujuan memenuhi informasi kebutuhan umum sekolah. Sekolah sebagai suatu organisasi mempunyai kebutuhan yang sangat kompleks, hirarki manajemennya pun berlapis, mulai dari yayasan ke sekolah, sekolah ke murid serta wali murid, sampai dengan sekolah ke karyawan dan guru. Memanajemen sebuah organisasi yang sebegitu kompleks seperti sekolah tidak bisa sembarangan dan dilakukan dengan pola manajemen konvensional. Dibutuhkan suatu terobosan, suatu tools yang dapat memanajemen dan menghubungkan semua level hirarki manajemen yang ada di sekolah.

Semua kegiatan yang dilakukan oleh setiap level hirarki sekolah memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi sekolah yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi departemen lain diluar sekolah yang bersangkutan, oleh sebab itu informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam sekolah. Apabila aplikasi sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen sekolah, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagi tiap level hirarki manajemen dimana sistem informasi tersebut dilaksanakan. selain itu sekolah juga dapat meningkatkan kinerja operasional dan manajemen, semua informasi kebutuhan dari tiap level manajemen akan terpenuhi.

Hampir semua kegiatan akan terotomasi, efisiensi di setiap kebutuhan level hirarki, kinerja operasional juga akan meningkat. Sistem informasi manajemen sekolah adalah suatu aplikasi sekolah yang menjadi terobosan sekaligus tools yang dibutuhkan sekolah di zaman yang yang sudah serba maju ini.

B. Saran

13

Ada banyak macam serta jenis sistem informasi yang beredar di masyarakat, yang paling populer digunakan adalah sistem informasi manajemen sekolah berbasis web yang dirasa penggunaannya mudah dan tidak memerlukan komputer dengan spesifikasi tinggi, di setingkat universitas kita semua mengenal Sistem informasi akademik, pada dasarnya sistemnya sama hanya pada level kebutuhannya saja yang berbeda. Sejatinya aplikasi berupa Sistem informasi sekolah dapat membantu meningkatkan mutu kualitas pelayanan di sekolah dan juga dapat membantu para pengambil keputusan secara cermat menetapkan kebijakan strategi yang dipergunakan untuk mencapai tujuan dari sekolah. Di zaman teknologi yang serba mudah ini diharapkan semua sekolah di Indonesia dapat memanfaatkan sistem informasi manajemen dengan baik agar mempermudah mengolah infromasi dengan baik dan benar.

14

DAFTAR RUJUKAN

Rama Yudha. 2019. Pengendalian sistem Informasi,  (Online) (https://www.academia.edu/17946337/pengendalian_sistem_informasi), diakses pada 05 September 2019

Karmawan, I Gusti Made Pengendalian sistem informasi manajemen, (Online) (https://sis.binus.ac.id/2017/01/23/pengendalian-sistem-informasi-manajemen/), diakses pada 05 September 2019

Darmawan, Deni. Nur, Kunkun F. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Kertahadi & Azis, Endang Siti A. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Malang: Penerbit IKIP Malang

B. Davis, Gordon. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen,  Cet. IX; Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1998.

Siagian Sondang. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Bumi Aksara.

Khadir, Abdul., Terra Triwahyuni (2005). Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI.

Nugroho, Eko (2008). Sistem Informasi Manajemen: konsep, aplikasi, dan perkembangan. Yogyakarta: ANDI.

Sutabri, Tata (2004). Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI

Tim FKIP-UMS,2004. Manajemen Pendidikan Surakarta: Muhammadiyah University Press.

Moekijat,DRS,1986. Pengantar  Sistem  Informasi  Manajemen. Bandung : PT  Remaja  Rosdakarya.

Siagian,P,Sondang. 1973. Sistem  Informasi. Jakarta : Gunung  Agung.

Haruna, Dennis (2009). Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. (Online)     (http://denis240687.wordpress.com/2009/06/13/sistem-informasi-manajemen-pendidikan/,) diakses pada 05 September 2019.

Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo.2002. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : UPP AMP YKPN.

O’Brien, James A.2005. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat.